L’un des aspects où les coûts peuvent avoir un impact
significatif sur la tarification est certainement celuides technologies de l’information. En effet, quel que soit le secteur où l’entreprise évolue, les TI auront toujours une certaine importance. Le secteur public n’en fait pas exception et les coûts pour celui-ci sont énormes. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’au gouvernement fédéral ainsi qu’au provincial, on a regroupé l’ensemble des infrastructures TI dans un seul ministère dans le but de réduire les coûts grâce à des économies d’échelles. Étant donné l’importance des services TI ainsi que les coûts élevé qui s’y rattachent, il est primordial d’être en mesure de bien contrôler ces coûts. Surtout dans le contexte actuel où l’on commence à réclamer de plus en plus des enquêtes concernant les coûts élevés en TI au gouvernement. Certains vont même jusqu’à affirmer que le secteur des technologies de l’information est pire que celui de la construction et ils n’ont pas tout à fait tort. On a qu’à penser au registre des armes à feux qui a coûté plus de 1 milliard et à GIRES qui est devenue par la suite SAGIR dont les coûts se chiffrent également à plus d’un milliard. Michelle Blanc sur son site internet résume bien pourquoi la situation est plus problématique dans le secteur des TI que dans la construction lorsqu’elle mentionne que pour un projet d’autoroute de 500 M$ dont les entrepreneurs se graissent largement la patte, au bout du compte, il y a tout de même une autoroute alors qu’en TI au bout du compte il y a strictement rien.
Que ce soit pour le coût des services offert à la population
ou des services TI offerts entre ministère et même à l’interne, il devient
crucial d’être bien en mesure d’identifier tous les coûts des TI. Voyons
maintenant pourquoi il est si difficile d’y arriver. Qu’est-ce que ce secteur a
de si différent des autres services offerts.
Particularité des
technologies de l’information
Il y a plusieurs particularités au niveau des services en
technologie de l’information qui font en sorte qu’il en soit plus difficile
d’en calculer le coût de revient que pour un service ordinaire. Premièrement,
les infrastructures technologiques sont
souvent partagées par une multitude d’usagés ce qui fait en sorte qu’il
est souvent très difficile d’établir une facturation détaillée qui représente
la consommation de chaque client. De plus, les bases de répartition des coûts
sont souvent très techniques et il devient alors encore plus important de bien
comprendre le fonctionnement des opérations de l’entreprise. Cette complexité au
niveau des bases de répartition ainsi qu’un manque fréquent d’informations
relatives à la volumétrie font en sorte qu’il est difficile d’établir un
système de facturation détaillé.
Aussi, les charges d’amortissement des infrastructures
peuvent également être problématiques parce qu’il est souvent difficile
d’établir le nombre d’années auxquelles l’entreprise pourra se servir d’une
immobilisation étant donné l’évolution rapide dans ce secteur.
Le fait aussi qu’on consomme ce qu’on produit peut également
devenir problématique puisque certaines activités sont à la fois
opérationnelles lorsqu’elles sont réalisées pour produire un service à
l'externe, mais elles deviennent fonctionnelle lorsqu’elles servent à l’interne
pour produire un autre service. Il peut donc être difficile de suivre
correctement tous les coûts étant donné que la proportion entre ce qui est
consommé à l’interne et à l’externe peut être difficile à faire.
Des enjeux tout
aussi complexes
Gestion des coûts
(budget, facturation)
La complexité de déterminer un coût de revient à ses
services TI et la difficulté d’établir une base de répartition qui permet de
tenir compte de la consommation de chaque unité administrative fait en sorte
qu’il devient un enjeu majeur de maitriser ces coûts afin d’établir une
budgétisation sur des bases qui expliquent la dépense ainsi que d’établir une
facturation sur des bases compréhensibles par les unités d’affaires.
Gestion de la
performance
L’identification adéquate du comportement des coûts d’une
infrastructure TI permet d’identifier plus facilement la capacité excédentaire
et ainsi prévoir pour les besoins futurs en TI. Il est plus facile de
déterminer le temps d’utilité restante de l’immobilisation lorsqu’on sait la
capacité excédentaire qu’on a présentement et d’en prévoir l’évolution.
Prise de décision
(investissement, impartition)
Le fait de savoir exactement comment coûte ses services en
TI pour l’ensemble de l’organisation permet de se comparer avec les prix sur le
marché pour des services semblables et faciliter ensuite la prise de décision
optimale quant à investir et continuer d’offrir le service où de l’impartir à
une firme externe.
Application du
coût de revient par activité
Cette méthode est sans doute celle qui permet d’avoir un
coût des TI le plus précis possible. Par contre, il en demande encore plus
d’effort que pour un service standard étant donné la complexité des activités.
Très souvent on doit ajuster le modèle traditionnel afin
d’être en mesure d’en arriver à des résultats acceptables. Voici un modèle qui
a été développé par la firme Décimal qui donne une idée comment le modèle
traditionnel peut être adapté aux particularités des TI :
Le but de ce type de modèle est de répartir dans un premier
temps les ressources aux services techniques pour être en mesure par la suite
de répartir plus facilement les coûts aux services offerts aux clients.
Dans d’autre cas, on ajoute tout simplement une étape afin
de regrouper des activités ensembles dans le but de répartir plus facilement ce
groupe d’activité vers les services TI offert. Voici à quoi peut ressembler ce
type d’adaptation :
Le but de ce type de modèle est de répartir dans un premier
temps les ressources aux services techniques pour être en mesure par la suite
de répartir plus facilement les coûts aux services offerts aux clients.
Dans d’autre cas, on ajoute tout simplement une étape afin
de regrouper des activités ensembles dans le but de répartir plus facilement ce
groupe d’activité vers les services TI offert. Voici à quoi peut ressembler ce
type d’adaptation :
Les technologies de l’information ont être l’un des enjeux
les plus important lors des prochaines années pour la fonction publique étant
donné qu’on aura de plus en plus besoin de ce type de service afin d’améliorer
les services à la population. Déjà plusieurs services sont présentement en
place dont notamment «cliqsécur» qui permet d’avoir accès à son dossier dans
différents ministères ou organismes comme Revenu Québec ou la Régie des Rentes.
Il y a également d’autres projets comme celui de la santé qui permettrait aux
hôpitaux d’avoir accès à notre dossier médical complet via un système
informatique. Derrière ces services qui semblent plutôt simple aux yeux de la
population se cache des infrastructures technologiques complexes dont les coûts
peuvent être considérables. C’est pour cette raison qu’on doit à tout prix
comprendre le comportement de ces coûts pour être en mesure de les contrôler.
Sources :
Bonjour Étienne,
RépondreEffacerJe trouve ton article intéressant car je pense aussi que les technologies de l'information représentent un enjeu crucial pour les prochaines années, aussi bien dans la fonction publique, que dans les grandes entreprises et les PME. Le contrôle de gestion du système d'information est complexe et j'ai bien apprécié tes explications sur la problématique de gestion des coûts des services de TI (notamment par rapport à la difficulté de répartir les coûts informatiques : coût d'infrastructure, de services-conseils, de mobilisation des ressources en interne, de formation, etc.). Comme tu le soulignes dans ton billet, les coûts reliés aux systèmes informatiques sont très élevés et demandent donc un suivi particulier. De plus, l'exemple de SAGIR illustre bien les difficultés que l’on peut rencontrer lors du déploiement d'un système informatique centralisé : par exemple, le dépassement du budget, et le dépassement des délais durant les phases 2 et 3.
J’ajouterais que la gestion des coûts devrait être complétée par la gestion des risques d’un projet informatique. La gestion des risques passe par la définition claire de besoins des utilisateurs, par l’analyse coût/bénéfice, et l’analyse de la sécurité de l’information. Je pense que la sécurité des informations est un enjeu important, en particulier pour les dossiers médicaux numériques qui contient des informations personnelles.
« La sécurité de l’information a pour objectif d’assurer le DIC :
- Disponibilité (c'est-à-dire garantir l'accès aux actifs informationnels)
- Intégrité (empêcher toute modification non autorisée)
- Confidentialité (empêcher tout accès non autorisé) »
(Source : CTB-6084 Contrôle et vérification des TI, séance 09, sécurité de l’information I)
Une fois encore, assurer la sécurité de l’information engendre donc des coûts supplémentaires élevés (antivirus, firewalls, accès codés) qu’il faut répartir aussi dans le modèle du coût de revient par activité.
Finalement, pour moi, au-delà de la gestion des coûts, la problématique est de pouvoir évaluer la valeur ajoutée et le ROI du système d’information : est-ce que l’automatisation des tâches et l’harmonisation de l’ensemble des systèmes de gestion a permis un gain de productivité? C’est en faisant cette analyse qu’on peut contrer l’argument selon lequel « avec les TI, au bout du compte, il n’y a strictement rien », car je pense que les systèmes d’information sont devenus un outil stratégique important pour toutes les organisations, bien que son impact sur la performance opérationnelle et financière est difficile à conceptualiser et à mesurer (comme cela est expliqué dans un des cahiers de recherche du CIGREF, disponible au lien suivant : http://www.cigref.fr/cigref_publications/RapportsContainer/Parus2009/Valeur_et_performance_des_SI_CIGREF_2009.pdf).
Après quelques recherches, j’ai trouvé que cet article résume bien les différentes dimensions de la performance des TI : http://www.journaldunet.com/solutions/expert/47218/comment-evaluer-la-performance-d-un-systeme-d-information.shtml. Pour résumer le contenu de cet article, il existe deux types de valeur du SI : la valeur patrimoniale du SI (autrement dit la valeur des actifs informationnels du SI) et la valeur d’usage du SI (selon différents besoins métiers). L’impact de la performance des SI est d’autant plus difficile à mesurer du fait qu’elle peut être perçue à l’externe de l’organisation (qualité et rapidité du service à la clientèle, grâce à la pertinence des informations extraites par le SI).
Sources :
- http://tvanouvelles.ca/lcn/infos/national/archives/2012/07/20120730-045357.html,
- Cours CTB-6084 Contrôle et vérification des TI, séance 09, sécurité de l’information I, Université Laval
- http://www.journaldunet.com/solutions/expert/47218/comment-evaluer-la-performance-d-un-systeme-d-information.shtml
- http://www.cigref.fr/cigref_publications/RapportsContainer/Parus2009/Valeur_et_performance_des_SI_CIGREF_2009.pdf
Bonjour Maxence,
EffacerTrès bon commentaires, surtout concernant la gestion des risques en TI. Je voudrais par contre ajouté qu'il peut être difficile d'en évaluer l’analyse coût/bénéfice d'un projet TI étant donné qu'il arrive souvent qu'au départ on croit que le projet va couter 1 M$ et qu'à la fin il fini par en coûter 50M$. Prenons par exemple l'implantation du système GIRES qui est devenue SAGIR par la suite, ce projet devait coûter au départ 83 M$ et se terminer en 2007 alors qu'en date d'aujourd'hui le projet n'est toujours pas terminé et celui-ci devrait coûter plus d'un milliard !