Il y a encore très peu de logiciels offerts sur le marché pour effectuer le coût de revient dans les organismes publics. Certains organismes de petite taille vont même jusqu’à utiliser Excel pour calculer le coût de revient. D’autres organismes ayant plus de moyens financiers engagent des firmes comptables telles que Ernst & Young ou Raymond Chabot afin d’élaborer un logiciel de coût de revient propre à leur organisation. Par contre, étant donné le contexte de restriction budgétaire, on voit de moins en moins d’organismes publics avoir recours à ce type de service étant donnée les coûts élevés.
Il y a aussi d'autres systèmes auxquels il serait possible d'effectuer de la comptabilité par activité tels que SAP et Oracle, mais ceux-ci ne sont encore très peu utilisés par la fonction publique.
Les deux principaux joueurs au niveau des logiciels de coût
de revient dans la fonction publique sont donc SAS (Statistical Analysis System)
ainsi que Décimal. Voici une brève description de ces deux logiciels
ainsi que la comparaison entre les deux.
Le logiciel
SAS (Statistical Analysis System) existe déjà depuis déjà de nombreuses années
soit depuis le début des années 1960. À l’origine, SAS n’était qu’un simple
logiciel statistique, mais avec les années ainsi qu’avec l’ajout de nouveaux
types de logiciels dans sa gamme de produits, il est devenu un véritable système de gestion de
l'information plutôt qu'un simple logiciel de statistique.
Le logiciel SAS ABM, qui sert effectuer du coût de revient par activité, est utilisé dans de nombreux organismes publics dont notamment la ville de Québec qui, à la suite d’un projet pilote de coût par activité en 2008, a décidé d’implanter ce logiciel.
Les principaux avantages d’utiliser SAS est qu’il est facile
à utiliser et donc rapide à implanter dans une organisation. Pour plus de
renseignement, nous vous conseillons d’aller directement sur le site de SAS que vous trouverez dans les liens utiles à la fin du texte.
Ce logiciel existe depuis environ une vingtaine d’années, il
offre principalement la possibilité d’effectuer du coût de revient par
activité, du suivi budgétaire ainsi que la production de tableaux de bord
financiers. La suite Décimal est maintenant utilisée dans de nombreux
ministères et organismes dont notamment la SAAQ, la RRQ et la RAMQ.
Tout comme SAS, il s’agit d’un logiciel facile à utiliser qui fournit de l’information de gestions pertinentes en peu de temps. Nous vous conseillons d’aller sur le site de Décimal pour obtenir plus d’information sur le logiciel ainsi que des conseils au niveau de la comptabilité de management.
Comparaison entre SAS
et Decimal
Pour avoir personnellement utilisé ces deux logiciels, je trouve qu’il est plus rapide et facile d’utiliser Décimal que SAS. En effet, il est plus rapide de procéder à une mise à jour du coût de revient avec Decimal lorsqu’on a beaucoup de données ainsi que des bases de répartition complexes. De plus, la production des rapports peut également être très pénible avec SAS puisque le système de production de rapport «OLAP» (online analytical processing) donne des résultats qui ne sont pas très esthétique. Il existe un moyen de produire des rapports plus esthétique soit en transférant les données dans Excel avec l’option XL CUBED, mais cela implique une manipulation de données qui augmente le risque d’erreur.
Aussi contrairement à ce qui est mentionné sur le site de SAS, je considère que ce système n’est pas optimal pour une organisation de grande taille dont la quantité de données est importante. En effet, à mon avis, la technologie de SAS, qui fonctionnent par la création de cube «OLAP» pour chaque modèle de coût de revient, n’est pas adaptée à une organisation de grande taille qui voudrait inclure toutes ses données dans un seul et unique cube «OLAP», car en créant un trop gros cube, le système devient très ralentit et le risque d’erreur lors du calcul du cube s’accroît. Selon moi, SAS peut très bien convenir pour des organisations de petite ou moyenne taille ou encore pour des organisations de grande taille voulant utiliser plusieurs cubes «OLAP». Vous trouverez des liens utiles concernant XL Cubed ainsi que OLAP à la fin du texte
Cependant, l’un des avantages que SAS possède sur Décimal est au niveau de l’interface, qui selon moi, nous permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble de l’organisation par rapport à Décimal. C’est-à-dire qu’avec SAS, on voit plus facilement le parcours des coûts aux activités et des activités aux objets de coûts. Voici une image à quoi peut ressembler l’interface du logiciel SAS :
Donc, en considérant les avantages et inconvénients de chacun, je recommanderais l’utilisation de Décimal pour les organismes de grande taille compte tenu que selon moi ce logiciel est plus performant lorsqu’on doit traiter une quantité de données importante. D’autant plus qu’avec la suite Décimal, une organisation peut également procéder au suivi budgétaire et également produire des tableaux de bord. De plus, pour le gouvernement provincial, il est plus facile d’inter-relier la suite Décimal avec les autres systèmes comptables tels que SAGIR (solution d’affaire en gestion intégré des ressources) puisque les deux systèmes fonctionnent avec le même type de base de données soit Oracle.
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RépondreEffacerTout d’abord, je trouve très intéressant que vous traitiez des différents logiciels qui sont utilisés dans les entreprises. Personnellement, je ne connaissais aucun de ces outils à l’exception d’Oracle qui est utilisé au sein de l’organisation dans lequel je travaille. Votre billet m’a donc permis d’en apprendre davantage sur le sujet. Ce que je peux ajouter concernant les systèmes de coût de revient est que, malgré les avantages et les inconvénients que comprend chacun de ceux-ci, ces logiciels restent complexes et difficiles d’utilisation si aucune formation et aide ne suit l’implantation de ces systèmes. Effectivement, ceux-ci comportent une multitude de possibilités qui font en sorte de les rendre parfois non intuitifs. Aussi, ceci fait souvent en sorte de faire face à de la résistance lors de l’implantation.
RépondreEffacerPour compléter, lors de la lecture de ce billet, quelques questions me sont venues à l’esprit. En effet, je me demandais s’il y a avait des facteurs contingents à l’utilisation d’un logiciel plutôt qu’un autre? Bien entendu, vous traitez de la taille de la base de données de l’entreprise qui permet d’identifier si l’on doit utiliser SAS ou Décimal, mais je me demande plutôt si certains logiciels sont adaptés à une industrie particulière? Est-ce que le choix de système dépend plutôt simplement des préférences des utilisateurs?
Bonjour Roxanne,
EffacerTu as très bien raison quand tu dis que ces logiciels peuvent parfois être difficile d’utilisation si aucune formation et aide ne suit après l’implantation du système. D’ailleurs j’ai personnellement plus de difficultés avec SAS justement parce qu’il y a des fonctionnalités difficiles à utiliser telles que la création de formules complexes. De plus, il y a très peu de renseignements dans le guide d’utilisation du logiciel.
Pour répondre à ta question, oui il y a certains logiciels qui sont adaptés à un type d’entreprise en particulier. Par exemple, pour le secteur manufacturier, il existe un logiciel développé par la compagnie Acorn qui permet de faire du coût de revient selon le Time Driven.
Aussi, pour la plupart des logiciels de coûts de revient, on peut séparer les composantes de ce logiciels en deux parties, soit un partie davantage progiciel, c’est-à-dire qu’elle est identique pour tous les clients et une autre partie du logiciel qui est spécifique à chaque client. Cette deuxième partie est alors adaptée selon les besoins et les caractéristiques de l’organisation qui l’utilise.
Concernant la question si le choix d’un système dépend plutôt des préférences, je crois que oui dans certaines situations c’est ce qui arrive. Prenons exemple de la ville de Québec, les recommandations d’implanter SAS venait d’un consultant de chez Raymond Chabot. Si celui-ci a recommandé ce système, c’est sans doute parce qu’il le préfère à d’autres. Il y a également la réputation qui peut également faire la différence. Par exemple, dans la fonction publique québécoise, le fait que Décimal est démontré son efficacité dans certains organismes publiques incite d’autres ministères à opter pour ce logiciel plutôt qu’un autre. De plus comme je l’ai mentionné dans mon billet le fait qu’il est plus facile de faire connecter tous les systèmes ensembles incite certains ministère à opter pour Décimal.
très intéressante analyse de l'utilisation des logiciels dans le secteurs publique. Cependant, vous ne parlez que des logiciels de coût de revient. cela corresponds a quoi exactement? Je n'ai travaillé qu'avec des logiciels de comptabilité tels que Coala ou Sage, ceux ci permettent de réunir toute les données comptable d'une entreprise et permettent la rédaction des comptes financier en respectant les normes comptable en vigueur. Est-ce à peu près la même chose?
RépondreEffacerBonjour,
EffacerIl est effectivement vrai que nous parlons uniquement des logiciels de coût de revient dans ce billet puisque le thème de notre blogue est sur la tarification des services publiques. Étant donné que la tarification est intimement lié avec le coût de revient, nous avons décidé de nous concentrer uniquement sur les systèmes de coût de revient bien que les systèmes de comptabilité financière soient également indispensable autant pour la tarification que pour le coût de revient.
Les logiciels que tu as mentionné sont davantage des logiciels de comptabilité financière. Leurs utilités pour le coûts de revient est qu'ils vont fournir l'information pour les différentes natures de compte. On prend donc ces informations pour les importer dans un logiciel de coût de revient et ensuite répartir les coûts aux différentes activités pour ensuite les envoyés aux objets de coûts.